Succesvol
samenwerken
In het strategisch plan van Universiteit Leiden staat ‘verbinding’ centraal. Bijvoorbeeld tussen SOZ en de faculteiten. Drie voorbeelden van samenwerkingen die lonen én meer opleveren dan de som der delen.
Snel naar:
Career Services:
Structureel en minder vrijblijvend
Met een centraal team binnen SOZ en collega’s op alle zeven faculteiten is Career Services een vast onderdeel van Universiteit Leiden. “We noemen het geen project meer, maar een structurele samenwerking”, zegt teamleider Dennis Fiorenza over de organisatievorm, waarover begin 2023 een formeel besluit is genomen.
Arbeidsmarktvoorbereiding is in de loop der jaren een steeds belangrijker onderdeel geworden van het onderwijs. Het is bijvoorbeeld als ambitie opgenomen in de onderwijsvisie Learning@LeidenUniversity. “De arbeidsmarkt is ingewikkelder en studenten kijken steeds kritischer naar wat een opleiding te bieden heeft”, verklaart Dennis. “Daarmee is het besef gekomen dat een universiteit méér moet doen dan kennis aanreiken en een diploma uitreiken. Dat we ook aandacht schenken aan andere dan alleen academische vaardigheden. Hierover denken wij mee met de opleidingen.”
Gezamenlijke missie
Career Services biedt daarnaast ook extra-curriculaire dienstverlening zoal loopbaan- en stageadvies en workshops over bijvoorbeeld loopbaanoriëntatie en solliciteren. Voorheen was het aanbod voor studenten versnipperd. Naast centrale inspanningen van SOZ, was elke faculteit vrij om te bepalen op welke manier aandacht werd geschonken aan arbeidsmarktvoorbereiding. Dennis: “In de huidige samenwerking hebben we een basisdienstverlening afgesproken. Elke student moet ongeveer hetzelfde kunnen verwachten. We hebben nu een gezamenlijke missie. Het is minder vrijblijvend.”
Meer chemie
De teamleider is trots op de transformatie die heeft plaatsgevonden. “Er is veel meer betrokkenheid en chemie tussen het centrale team en de faculteiten. Centraal nemen we weliswaar de coördinatie op ons, maar we hebben gezamenlijke doelstellingen en ambities. Het is tof om te zien dat het werk steeds meer vanzelf gaat en dat we focus kunnen leggen op de thema’s die we willen doorontwikkelen. Dit doen we in diverse werkgroepjes met zowel collega’s van centraal én de faculteiten. Career Services is nu een mooi ingerichte winkel met producten. Dat zouden we nog wel iets meer mogen laten zien.”
Dichter bij studenten
Het belangrijkste: de student is de grote winnaar. Dennis: “We staan veel dichter bij onze studenten, namelijk op de faculteiten zelf. Door een gemeenschappelijke activiteitenkalender is ons aanbod bovendien overzichtelijker. En je kunt flexibeler deelnemen aan workshops van andere faculteiten. In 2023 hebben we ook voor het eerst de Career Days van alle faculteiten in één week georganiseerd. Met zelfs een universiteitsbrede dag door alle faculteiten samen. Dit willen we standaard gaan doen. Zodat iedereen straks weet: in de tweede week van april zijn de Career Days.”
Portal eduXchange
Leren van het pionierswerk voor eduXchange
7.500 minor-inschrijvingen in 3,5 uur. Studenten van Universiteit Leiden, TU Delft en Erasmus Universiteit Rotterdam wisten met een aantal muisklikken meteen waar ze aan toe waren. Daarmee was de lancering van de portal eduXchange op 8 mei 2023 een groot succes.
eduXchange biedt een overzicht van ruim 200 minoren van de drie aangesloten universiteiten. Inschrijven kan met het Edu-ID, een nieuw persoonlijk identificatienummer. Maar de portal is meer dan dat. Er wordt ook direct en automatisch gecontroleerd of de student toelaatbaar is, of er nog plaats is in de minor, of het een bachelorstudent betreft en of er collegegeld is betaald. Veel minder handmatig werk en studenten weten meteen of de inschrijving is afgerond.
Maximaal resultaat
Jochem Koopman, teamleider Functioneel Beheer ATIE, spreekt van ‘een maximaal resultaat’. “Ik denk niet dat we het binnen de beschikbare tijd beter hadden kunnen doen. Er is enorm veel verbeterd voor studenten en ook wat betreft de administratieve afhandeling. Er is echt iets goeds neergezet waar we op verder kunnen bouwen. Naast de minor-inschrijvingen zouden we meer functionaliteiten aan de portal kunnen toevoegen. Denk op termijn bijvoorbeeld aan inschrijving voor losse vakken van de deelnemende partners.”
Hoge complexiteit
De samenwerking tussen de drie universiteiten en diverse ICT-partners had een hoge complexiteit. Jochem: “Naast de technische uitdaging om alle systemen op elkaar aan te sluiten, moesten er afspraken worden gemaakt over de procescoördinatie. Hoe ziet het inschrijvingsproces eruit? Wat zijn de verschillende stappen? Hoe zorgen we ervoor dat het proces voor iedereen gelijk is? Er is behoorlijk wat pionierswerk verricht. Ons samenwerkingsverband is pas de tweede gebruiker van het EduXchange-portaal en zelfs de eerste toepassing met minoren.”
Mooie bijvangst
Naast het directe resultaat – verbetering van de minoren-inschrijvingen – ziet Jochem ook een mooie bijvangst van dit project. “We zijn uitgedaagd, we hebben nieuwe relaties opgebouwd én we hebben ervan geleerd. We hebben in Leiden gekozen voor een pragmatische aanpak: eerst een prototype opleveren en daarmee stapsgewijs verder aan de slag. Dat heeft goed uitgepakt, want van de drie universiteiten waren wij als eerste écht klaar. Wat mij betreft is dit project een mooi voorbeeld van hoe je een complex vraagstuk relatief snel – binnen een jaar – kunt omzetten in een substantiële verbetering. Wees dus niet huiverig voor verandering, het kan gewoon lukken!”
Studentenwelzijn
Regelmatig stilstaan bij Do’s!
Roddelen, pesten, discriminatie, grof taalgebruik, buitensluiten en andere vormen van ongewenst gedrag; het hoort niet bij de manier waarop we binnen Universiteit Leiden met elkaar willen omgaan. Vandaar dat SOZ in het kader van studentenwelzijn een campagne heeft opgezet om bewuster om te gaan met online communicatiemiddelen. Want online lijkt drempel soms lager te liggen om elkaar – bewust of onbewust – een vervelend gevoel te bezorgen. Belangrijk dus om studenten te stimuleren om aan de hand van een aantal praktische Do’s! af en toe stil te staan bij hun gedrag.
De campagne is een concreet gevolg van de universitaire Visie op Studentenwelzijn die in 2023 is vastgesteld. Universiteit Leiden wil een gezonde, betrokken en lerende gemeenschap zijn. Naast het tegengaan van ongewenst gedrag, hoort daar ook bij dat we ondersteuning bieden als studenten bijvoorbeeld eenzaamheid, prestatiedruk of stress ervaren. We zijn alert op een vroegtijdige signalering van dit soort problemen, maar stimuleren studenten ook om zelf op tijd aan de bel te trekken als ze hulp nodig hebben. Samen zorgen we voor een fijne en veilige leeromgeving voor iedereen.
