3x uitgelicht
Snel naar:
Meer focus op groei en ontwikkeling
Op weg naar het vernieuwde R&O-gesprek: pilot het Jaargesprek
Het kan je niet zijn ontgaan dat gestart is om het traditionele functioneringsgesprek in een ander jasje te steken. Waar tijdens het R&O-gesprek het resultaat van onze individuele werkzaamheden centraal stond, is de wens om in nieuw beleid veel meer de nadruk te leggen op samenwerken en persoonlijke ontwikkeling.
Een klassiek functioneringsgesprek bestaat (te) vaak uit een terugblik op het verleden, meestal de resultaten van het afgelopen jaar. Veel liever hebben we het over de toekomst. Over onze ambities en het verder ontwikkelen van onze talenten. Meer focus op de groei van de medewerker en het team. Dit staat centraal in de pilot het Jaargesprek, waarmee we in 2023 ervaring hebben opgedaan.
Eenvoudiger
Het achterliggende idee is dat verslaglegging van een beoordelingsgesprek in de eerste plaats eenvoudiger moet zijn dan het was. Ook was de wens om de beoordelingsschaal van één tot vijf – waar vaak lang over werd gesproken – los te laten. Nu gaan we in de pilot uit van twee beoordelingscategorieën: ‘verbetering noodzakelijk’ en ‘voldoet aan de eisen’. Hierdoor blijft er meer tijd over om vooruit te kijken en is sprake van een open dialoog.
Gelijkwaardig
Uit de evaluatie van de pilot blijkt dat het gesprek meer als gelijkwaardig wordt ervaren en dat er ook daadwerkelijk meer aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling. Zowel leidinggevenden als medewerkers zijn positief. We zitten dus op de juiste koers, maar er is ook ruimte voor verbetering. Door de formulieren voor de voorbereiding en verslaglegging nog meer te verduidelijken, denken we dat er nog meer uit de nieuwe werkwijze is te halen. Met al onze input en die van de andere pilots gaat HRM aan de slag.
Wendbare onderwijslogistiek
Dezelfde taal spreken in onderwijslogistieke processen
Dat het onderwijs steeds flexibeler wordt, is een ontwikkeling waar we niet omheen kunnen. Dit vraagt om een wendbare onderwijslogistiek. Waar nodig moeten we ons kunnen aanpassen, zodat we optimale ondersteuning blijven bieden aan studenten en docenten. Zover zijn we nog niet. Het gezamenlijk opstellen van processen en een andere werkwijze helpt ons om zelf ook flexibeler te worden.
Onderwijslogistiek is het geheel van processen, systemen en informatiestromen die het mogelijk maken dat het onderwijs gestroomlijnd verloopt. In het ideale geval is dit een keten met eenduidige, efficiënte en vastgestelde processen. Dit geeft ons houvast én zorgt ervoor dat er geen ongelijkheid in informatie ontstaat onder studenten van verschillende faculteiten. Het is duidelijk dat er vooruitgang is te boeken in de standaardisatie en harmonisatie van onze onderwijslogistiek. We willen met elkaar dezelfde taal gaan spreken.
Van inventarisatie tot implementatie
Het proces staat onder leiding van de regisseur Onderwijslogistiek, Karin van der Zeeuw. Zij is in eerste instantie begonnen om al onze processen te beschrijven. Voor nu zijn er 25 processen benoemd. Voor elk ervan heeft Karin een inventarisatie gemaakt van de tools die momenteel worden gebruikt. De tweede stap is om een eenduidige werkwijze te introduceren door de beschreven processen in elke faculteit te implementeren. Met waar nodig nieuwe ICT-oplossingen.
De 25 processen worden niet allemaal in één keer opgepakt. We werken in drie etappes toe naar volledige implementatie in 2027. Eerst 9 processen, dan nog eens 9 en tot slot 7, maakt samen 25. De onderwijslogistiek is op dat moment gezamenlijk ingericht, maar nooit helemaal ‘af’. Beheer en onderhoud van het systeem vraagt om blijvende aandacht.
Mobility Management
Tijdswinst dankzij Mobman
Team Scholarships behandelt jaarlijks duizenden beursaanvragen van studenten. In 2023 ging een langgekoesterde wens in vervulling om dit proces te automatiseren.
Beursaanvragen verlopen tegenwoordig volledig via uSis, ons studentenportaal. Dat is een hele vooruitgang ten opzichte van de losse formulieren, e-mails en Excel-documenten waarmee in het verleden werd gewerkt. “De afhandeling van een aanvraag gaat nu veel sneller”, zegt Mariëlle van Es, Teamleider Scholarships. “De tijd die we daarmee besparen, kunnen we aan andere werkzaamheden besteden. Bovendien verschaft het werken in uSis ons veel meer inzicht, zowel per individuele student als voor een goed totaalbeeld van de verstrekte beurzen.”
Automatische melding
Ook de student is gebaat bij de nieuwe werkwijze. Mariëlle: “Een belangrijke vooruitgang is dat uSis automatisch een melding genereert als een student in aanmerking komt voor een beurs. Dat scheelt de student een hoop uitzoekwerk en onzekerheid. Het voorkomt ook dat we pas aanvragen krijgen van studenten die inmiddels al op exchange zijn, wat in het verleden nog weleens gebeurde. Andere voordelen voor studenten: veel gegevens zijn al automatisch ingevuld en alle communicatie over de beurs vindt plaats via uSis.”
Het toevoegen van de beurzenmodule aan uSis is onderdeel van het project Mobility Management (Mobman). Eerder werd het proces rondom uitwisselingen van studenten al geautomatiseerd. “Functioneel Beheer heeft een grote rol gespeeld en zal dat ook blijven doen”, zegt Mariëlle. “We zijn het systeem op bepaalde vlakken nog aan het tweaken. Daarnaast veranderen de regels voor sommige beurzen nog wel eens en dat zal dan in uSis moeten worden aangepast.”
Flinke voorbereiding
Aan de livegang van de eerste beurzen in januari 2023 ging een voorbereidingstijd van ruim anderhalf jaar vooraf. Naast de technische kant van het verhaal, moest voor een grote hoeveelheid verschillende beurzen de juiste procedure worden ingevoerd. Dit is gefaseerd gedaan: eerst de full degree beurzen voor bachelors en masters (januari 2023), daarna de exchange beurzen voor uitgaande studenten vanuit Leiden naar het buitenland (een deel in de zomer en een deel in het najaar) en tot slot de exchange beurzen voor inkomende studenten vanuit het buitenland naar Leiden (januari 2024).
“Het is nog even wennen aan de nieuwe werkwijze, maar het is wel duidelijk dat deze overgang ons enorme winst gaat opleveren”, zegt Mariëlle. “We zijn inmiddels in een volgende fase beland. Nadat we eerder beurzen hebben verstrekt via uSis, gaan we nu ook voor het eerst de afhandeling verwerken voor studenten die terugkeren van hun buitenlandse stage.”
